Učitavanje...
Učitavanje...
Praktično uputstvo za vođenje arhivske knjige — od imenovanja odgovornog lica do prepiske sa nadležnim arhivom. Sve na jednom mestu.
| Oblik registracije | Obaveza | Napomena |
|---|---|---|
| DOO | DA | Obavezno od dana registracije |
| Preduzetnik sa zaposlenima | DA | Obavezno |
| Preduzetnik bez zaposlenih | NE | Ali preporučljivo |
| Paušalac | NE | Osim sa zaposlenima |
Pripremi ove stvari pre nego što kreneš sa postavljanjem arhivske knjige.
Pisana odluka direktora kojom se imenuje lice odgovorno za arhivsku građu i kancelarijsko poslovanje.
Inventar svih vrsta dokumenata koje firma stvara ili prima — osnivačka akta, ugovori, fakture, kadrovska evidencija.
Pronađi koji arhiv je nadležan za opštinu gde je sedište firme. Kontaktiraj ih za uputstva pre slanja prepiske.
Obrazac arhivske knjige u tabelarnom formatu — može biti elektronski (Excel, Google Sheets) ili štampani.
Prati ove korake redom. Početno postavljanje traje 1–2 sata, a posle samo redovno ažuriranje.
Direktor ili zaposleni koga imenuje direktor. Sačini odluku o imenovanju. Ova osoba odgovara za čuvanje i evidentiranje dokumentacije.
Direktor ili zaposleni koga imenuje direktor. Sačini odluku o imenovanju. Ova osoba odgovara za čuvanje i evidentiranje dokumentacije.
Lista svih vrsta dokumenata koje firma stvara: osnivačka akta, ugovori, finansijski dokumenti, kadrovska evidencija, poreska dokumentacija, korespondencija. Svaka kategorija dobija klasifikacionu oznaku.
Lista svih vrsta dokumenata koje firma stvara: osnivačka akta, ugovori, finansijski dokumenti, kadrovska evidencija, poreska dokumentacija, korespondencija. Svaka kategorija dobija klasifikacionu oznaku.
Za svaku kategoriju odredi rok čuvanja prema zakonu. Osnivačka akta: trajno. Finansijski izveštaji: 10 godina. Ugovori: 5 godina posle isteka. Kadrovska evidencija: 40 godina (penziona osnova!). Poreska dokumentacija: 5 godina.
Za svaku kategoriju odredi rok čuvanja prema zakonu. Osnivačka akta: trajno. Finansijski izveštaji: 10 godina. Ugovori: 5 godina posle isteka. Kadrovska evidencija: 40 godina (penziona osnova!). Poreska dokumentacija: 5 godina.
Format: tabelarni pregled sa kolonama: redni broj, datum nastanka, naziv dokumenta, klasifikaciona oznaka, rok čuvanja, napomena. Možeš koristiti Excel/Google Sheets ili kupiti štampani obrazac.
Format: tabelarni pregled sa kolonama: redni broj, datum nastanka, naziv dokumenta, klasifikaciona oznaka, rok čuvanja, napomena. Možeš koristiti Excel/Google Sheets ili kupiti štampani obrazac.
Unesi svu postojeću dokumentaciju u arhivsku knjigu. Za novoosnovanu firmu to su: osnivački akt, rešenje APR-a, ugovor o zakupu/korišćenju prostora, ugovor sa bankom.
Unesi svu postojeću dokumentaciju u arhivsku knjigu. Za novoosnovanu firmu to su: osnivački akt, rešenje APR-a, ugovor o zakupu/korišćenju prostora, ugovor sa bankom.
U roku od 30 dana od registracije pošalji: listu kategorija + odluku o imenovanju odgovornog lica + prepis arhivske knjige nadležnom istorijskom arhivu. Proveri koji arhiv je nadležan za tvoju opštinu.
U roku od 30 dana od registracije pošalji: listu kategorija + odluku o imenovanju odgovornog lica + prepis arhivske knjige nadležnom istorijskom arhivu. Proveri koji arhiv je nadležan za tvoju opštinu.
Odvojeni prostor za arhivsku građu. Zaštita od vlage, požara, neovlašćenog pristupa. Za elektronsku dokumentaciju: redovni backup + zaštita pristupa.
Odvojeni prostor za arhivsku građu. Zaštita od vlage, požara, neovlašćenog pristupa. Za elektronsku dokumentaciju: redovni backup + zaštita pristupa.
Svaki novi dokument se evidentira u arhivskoj knjizi. Jednom godišnje pregledaj i ažuriraj rokove čuvanja. Dokumenta kojima je istekao rok — pokreni postupak izlučivanja (uz saglasnost arhiva).
Svaki novi dokument se evidentira u arhivskoj knjizi. Jednom godišnje pregledaj i ažuriraj rokove čuvanja. Dokumenta kojima je istekao rok — pokreni postupak izlučivanja (uz saglasnost arhiva).
Svaka kategorija dokumenta ima zakonom propisan rok čuvanja. Evo pregleda najvažnijih:
| Vrsta dokumenta | Rok čuvanja |
|---|---|
| Osnivačka aktaVažno | Trajno |
| Kadrovska evidencijaVažno | 40 godina |
| Finansijski izveštaji | 10 godina |
| Poreska dokumentacija | 5 godina |
| Ugovori | 5 god. posle isteka |
| Računi i fakture | 5 godina |
| Poslovna korespondencija | 2–5 godina |
| Interna akta i pravilnici | Trajno (dok važe) |
Najčešća pitanja koja dobijamo o vođenju arhivske knjige.