Učitavanje...
Učitavanje...
Cuvanje poslovne dokumentacije nije samo dobra praksa — to je zakonska obaveza. Arhivska knjiga, lista kategorija i opsti akt o zastiti arhivske gradje moraju postojati od prvog dana.
Arhivska knjiga je evidencija celokupne dokumentacije koju tvoja firma stvara ili prima. U nju se zavode svi dokumenti — ugovori, racuni, kadrovska dokumentacija, zapisnici, dopisivanje — grupisani po kalendarskoj godini i kategorijama sa definisanim rokovima cuvanja.
Pored same knjige, moras imati i listu kategorija dokumenata (sa rokovima cuvanja za svaku kategoriju) i opsti akt o zastiti arhivske gradje i dokumentarnog materijala.
Vecina malih firmi ne zna za ovu obavezuZakon o arhivskoj gradji i arhivskoj delatnosti (Sl. glasnik RS 6/2020) se primenjuje od 1. januara 2024, i kazne su znacajne — do 2.000.000 RSD. Inspekcija sve vise kontrolise. Ako imas zaposlene, ova obaveza se odnosi na tebe.
Centralna evidencija svih dokumenata. Grupisani po godini, sa rednim brojem, nazivom, datumom i rokom cuvanja.
Definise sve kategorije dokumentacije sa rokovima cuvanja. Npr: ugovori — trajno, fakture — 10 god.
Interni pravilnik koji definise nacin cuvanja, zastite i rukovanja dokumentacijom u firmi.
Sva pravna lica koja imaju bar jednog zaposlenog:
Osnivanje
firme
Godisnje
azuriranje
Predaja
javnom arhivu
Zakon se primenjuje od 1. januara 2024. Inspekcija je pojacana i mozes ocekivati kontrolu — narocito ako imas vise zaposlenih. Kazna za svaki nedostajuci dokument je zasebna.
Kontaktiraj nadlezni javni arhiv za tvoju opstinu — oni cesto imaju besplatne obrasce i sablone za listu kategorija i opsti akt. Mnogi arhivi imaju i konsultacije za mala pravna lica.
Arhivska knjiga moze biti u elektronskom obliku — ne mora biti fizicka sveska. Bitno je da je uredno vodena, datirana i da sadrzi sve zakonske elemente.
Pravno lice — nevodjenje arhivske knjige
VisokaNeposedovanje liste kategorija
VisokaNeposedovanje opsteg akta
VisokaOdgovorno lice
NiskaOdredi ko u firmi je zaduzen za arhivsku gradju. Moze biti direktor, administrativni radnik, ili bilo ko sa punomocjem.
Odredi ko u firmi je zaduzen za arhivsku gradju. Moze biti direktor, administrativni radnik, ili bilo ko sa punomocjem.
Definisi sve kategorije dokumentacije sa rokovima cuvanja. Koristi preporuke nadleznog arhiva za tvoju delatnost.
Definisi sve kategorije dokumentacije sa rokovima cuvanja. Koristi preporuke nadleznog arhiva za tvoju delatnost.
Interni pravilnik koji definise kako se dokumenti cuvaju, ko im pristupa, gde se skladiste. Obavezno uskladi sa zakonom.
Interni pravilnik koji definise kako se dokumenti cuvaju, ko im pristupa, gde se skladiste. Obavezno uskladi sa zakonom.
Pocni da vodis evidenciju svih dokumenata. Grupises ih po kalendarskoj godini, svaki dobija redni broj, naziv, datum i rok cuvanja.
Pocni da vodis evidenciju svih dokumenata. Grupises ih po kalendarskoj godini, svaki dobija redni broj, naziv, datum i rok cuvanja.
Najkasnije do 30. aprila zakljuci evidenciju za prethodnu godinu. Proveri da li su svi dokumenti zavedeni i rokovi ispravni.
Najkasnije do 30. aprila zakljuci evidenciju za prethodnu godinu. Proveri da li su svi dokumenti zavedeni i rokovi ispravni.
Nadlezni arhiv moze zatraziti uvid u tvoju arhivsku knjigu. Fizicka predaja ili portal — zavisi od mesno nadleznog arhiva.
Nadlezni arhiv moze zatraziti uvid u tvoju arhivsku knjigu. Fizicka predaja ili portal — zavisi od mesno nadleznog arhiva.
Arhivska knjiga se podnosi mesno nadleznom arhivu — fizickom predajom ili preko portala regionalnog arhiva (ako je dostupan). Proveri koji arhiv je nadlezan za tvoju opstinu.
Zakon o arhivskoj gradji i arhivskoj delatnosti (Sl. glasnik RS, br. 6/2020). Primena od 1. januara 2024. godine.