Učitavanje...
Učitavanje...
Čuvanje poslovne dokumentacije nije samo dobra praksa — to je zakonska obaveza. Arhivska knjiga, lista kategorija i opšti akt o zaštiti arhivske građe moraju postojati od prvog dana.
Arhivska knjiga je evidencija celokupne dokumentacije koju tvoja firma stvara ili prima. U nju se zavode svi dokumenti — ugovori, računi, kadrovska dokumentacija, zapisnici, dopisivanje — grupisani po kalendarskoj godini i kategorijama sa definisanim rokovima čuvanja.
Pored same knjige, moraš imati i listu kategorija dokumenata (sa rokovima čuvanja za svaku kategoriju) i opšti akt o zaštiti arhivske građe i dokumentarnog materijala.
Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti (Sl. glasnik RS 6/2020) se primenjuje od 1. januara 2024, i kazne su značajne — do 2.000.000 RSD. Inspekcija sve više kontroliše. Ako imaš zaposlene, ova obaveza se odnosi na tebe.
Centralna evidencija svih dokumenata. Grupisani po godini, sa rednim brojem, nazivom, datumom i rokom čuvanja.
Definiše sve kategorije dokumentacije sa rokovima čuvanja. Npr: ugovori — trajno, fakture — 10 god.
Interni pravilnik koji definiše način čuvanja, zaštite i rukovanja dokumentacijom u firmi.
Sva pravna lica koja imaju bar jednog zaposlenog:
Osnivanje
firme
Godišnje
ažuriranje
Predaja
javnom arhivu
Zakon se primenjuje od 1. januara 2024. Inspekcija je pojačana i možeš očekivati kontrolu — naročito ako imaš više zaposlenih. Kazna za svaki nedostajući dokument je zasebna.
Kontaktiraj nadležni javni arhiv za tvoju opštinu — oni često imaju besplatne obrasce i šablone za listu kategorija i opšti akt. Mnogi arhivi imaju i konsultacije za mala pravna lica.
Arhivska knjiga može biti u elektronskom obliku — ne mora biti fizička sveska. Bitno je da je uredno vođena, datirana i da sadrži sve zakonske elemente.
Pravno lice — nevođenje arhivske knjige
VisokaNeposedovanje liste kategorija
VisokaNeposedovanje opšteg akta
VisokaOdgovorno lice
NiskaOdredi ko u firmi je zadužen za arhivsku građu. Može biti direktor, administrativni radnik, ili bilo ko sa punomoćjem.
Odredi ko u firmi je zadužen za arhivsku građu. Može biti direktor, administrativni radnik, ili bilo ko sa punomoćjem.
Definiši sve kategorije dokumentacije sa rokovima čuvanja. Koristi preporuke nadležnog arhiva za tvoju delatnost.
Definiši sve kategorije dokumentacije sa rokovima čuvanja. Koristi preporuke nadležnog arhiva za tvoju delatnost.
Interni pravilnik koji definiše kako se dokumenti čuvaju, ko im pristupa, gde se skladište. Obavezno uskladi sa zakonom.
Interni pravilnik koji definiše kako se dokumenti čuvaju, ko im pristupa, gde se skladište. Obavezno uskladi sa zakonom.
Počni da vodiš evidenciju svih dokumenata. Grupišeš ih po kalendarskoj godini, svaki dobija redni broj, naziv, datum i rok čuvanja.
Počni da vodiš evidenciju svih dokumenata. Grupišeš ih po kalendarskoj godini, svaki dobija redni broj, naziv, datum i rok čuvanja.
Najkasnije do 30. aprila zaključi evidenciju za prethodnu godinu. Proveri da li su svi dokumenti zavedeni i rokovi ispravni.
Najkasnije do 30. aprila zaključi evidenciju za prethodnu godinu. Proveri da li su svi dokumenti zavedeni i rokovi ispravni.
Nadležni arhiv može zatražiti uvid u tvoju arhivsku knjigu. Fizička predaja ili portal — zavisi od mesno nadležnog arhiva.
Nadležni arhiv može zatražiti uvid u tvoju arhivsku knjigu. Fizička predaja ili portal — zavisi od mesno nadležnog arhiva.
Arhivska knjiga se podnosi mesno nadležnom arhivu — fizičkom predajom ili preko portala regionalnog arhiva (ako je dostupan). Proveri koji arhiv je nadležan za tvoju opštinu.
Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti (Sl. glasnik RS, br. 6/2020). Primena od 1. januara 2024. godine.
Izračunajte krajnji rok na osnovu datuma registracije